klasifikasi kegiatan dalam organisasi

Selasa, 5 April  2016

Mengklasifikasikan kegiatan-kegiatan dalam organisasi yang masuk dalam ruang lingkup O&M Perusahaan

RUANG LINGKUP ORGANISASI DAN METODE

A. Sifat dan maksud organisasi dan metode 

        Sebelum membahas apa saja yang termasuk dalam ruang  

     lingkup organisasi metode, kita akan membahas apa yang menjadi sifat

     dan maksud organisasi metode. Karena ruang lingkup organisasi

     metode akan menyangkut efisiensi prosedur tata cara kerja yang

     dipakai dalam melaksanakan fungsi fungsi menejemen.

        Sedangkan pengertian organisasi dan metode, antara manajemen , 

     organisasi, dan tata cara kerja merupakan satu kesatuan yang tidak

     bisa dipisahkan, artinya kalau tata cara kerjanya sudah efisien maka 

     diharpkan kegiatan pelaksanaan fungsi fungsi manajemen dalam 

     organisasi akan berjalan lancar. 

       Jadi dalam hal ini sifat dan maksud organisasi metode adalah 

     pelayanan terhadap manajer dan administrasi yang berusaha   

     memajukan tata cara kerja yang dipegunakan untuk   

     pencapaian efisiensi yang maksimal pada organisasi tersebut.

B. Pengertian efisien

       Efisien adalah perbandingan terbalik atau rasionalitas antara hasil     

     yang diperoleh ata output dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber  

     daya dan waktu yang akan digunakan.   

    Jika dirumuskan :      

     Efisien = output     

     input     

     Efisien harus diperhatikan benar benar karena merupakan syarat dan 

     tujuan pada pelaksanaan kerja, sehingga organisasi dan metode 

     sebagai bantuan secara teknis dan praktis dalam melaksanakan fungsi 

     manajemen bisa memanfaatkan sumber sumber yang tersedia secara 

     maksimal.

    Syarat pencapaian efisien dalam organisasi dan metodeadalah :     

    1. Pencapaian target haruslah berhasil guna, maksudnya target

        sesuai dengan waktu yang telah di tetapkan, tetapi mutu dari   

        hasil kerja tersebut juga harus diperhatikan.

    2. Ekonomis artinya dalam pencapaian effective (berhasil guna) 

         penggunaan sumber daya (biaya, tenaga, material, peralatan, dan 

         waktu) digunakan setepat tepatnya.     

    3. Pelaksanaan kerja bisa dipertanggung jawabkan 

    4. Harus benar benar mencerminkan pembagian kerja yang         

        nyata karena adanya keterbatasan kemampuan perseorangan

    5. Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab, artinya antara       

         wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan harus seimbang.

    6. Prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat 

        dilaksanakan. Hal ini untuk mencerminkan bahwa organisasi dan       

        metode adalah kegiatan yang praktis maka targetnya adalah efektif 

        dan ekonomis, pelaksanaan kerja dapat dipertanggung jawabkan, 

        serta pelayanan yang memuaskan.

     Cara peningkatan efisiensi kerja :     

    1. Pelaksanaan fungsi manajemen secara tepat 

    2. Pemanfaatan sumber daya ekonomi yang tepat     

    3. Pelaksanaan fungsi fungsi organisasi sebagai alat pencapai tujuan 

         yang setepat tepatnya.

    4. Pengarahan dan dinamika organisasi dilakukan untuk        

         pengembangan dan kemajuan yang berkesinambungan.

C. Ruang lingkup organisasi dan metode

       Dengan melihat maksud dan sifat organisasi dan metode    

    merupakan pelayanan bagi manajer dan addministrasi dalam  

    melaksanakan fungsi manajemen maka organisasi dan metode

    merupakan bantuan teknis dan praktis dalam pelaksanaan teori teori

    organisasi dan manajemen dengan setepat tepatnya.

       Maka dari sifat dan maksud organisasi dan metode dapat dipahami 

   ruang lingkupnya adalah hal hal yang menyangkut bidang bidang

   khusus dari organisasi dan manajemen yang detail dan luas scope

   nya.       

   Kegiatan kegiatan yang termasuk kedalam scope organisasi dan    

   metode adalah :

 1. Analisis organisasi (organization analysis)  

 2. Komunikasi dalam organisasi (communication in the organization)

 3. Tata cara kerja, prosedur kerja dan sistem kerja (work methods,        

      procedure and systems)

 4. Pentingnya filing dari segi organisasi dan metode   

 5. Pentingnya jangka waktu penyimpanan data dan dokumen 

     (recordretention andschedule) 

 6. Pentingnya formulir dari segi organisasi dan metode   

 7. Pendayagunaan mesin kantor (office machine)  

 8. Pendayagunaan perabotan dan peralatan kantor (office equipment)

 9. Pentingnya tata ruang kantor dan perencanaan penyusunan ruang    

     kerja (ofiicelayout and space planning) 

10. Pentingnya penulisan laporan dalam organisasi dan metode  

11. Pentingnya buku pedoman kerja 

12. Pentingnya organisasi dan metode anggaran belanja 

13. Analisis kepegawaian  

14. Pentingnya penyederhanaan kerja  

15. Organisasi unit dalam organisasi dan metode  

16. Kesimpulan akhir (final conclusion)

       Sesuai dengan perinsip perinsip dalam organisasi dan metode makapembahasan dalam bidang bidang tersebut akan dititik beratkan pada pembahasan tentang sistem, prosedur dan tata cara kerjanya dalam kaitannya dengan asas efisiensi. 

       Oleh karena itu adanya sistem, prosedur dan tata cara kerja yang tepat akan memungkinkan pelaksanaan fungsi fungsi manajemen yang dilakukan top manajer juga tepat dan efisien dalam pemakaian sumber sumber daya (alam, manusia) maupun penggunaan waktu yang tersedia.

Sumber : (http://dendiwiramihardja.blogspot.co.id/2011/04/mengklasifikasikan-kegiatan-kegiatan.html)